BAB 3. Menggunakan E-mail Untuk Komunikasi

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (e-mail)

E-mail (Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan Internet. E-mail merupakan fasilitas Internet yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna. Setiap hari hampirjutaan pesan dikirimkan ke segala tujuan. Salah satu alasan disebarluaskannya penggunaan Internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan Internet. Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut.

1.E-mail yang berbasis web

Pada e-mail jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna hams terhubung terlebih dahulu dengan Internet. Beberapa web mail penyedia layanan Internet gratis sudah banyak tersedia di Internet, misalnya TelkomNet Mail, Yahoo Mail, Hotmail.

2.E-mail yang berbasis client

Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain fasilitas untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.

2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya. E-mail merupakan alat komunikasi yang mudah, murah, dan cepat.

Penggunaan e-mail memungkinkan data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Kamu dapat mengirim berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya. Kamu juga dapat mengirim e-mail ke beberapa orang sekaligus pada saat yang bersamaan.

E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.
Selain memberikan banyak manfaat kepada para penggunanya, e-mail juga mempunyai dampak negatif. Misalnya, sebagai alat penyebaran virus komputer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk lainnya, seperti para teroris yang menggunakan e-mail untuk menghubungi anggotanya di belahan dunia lain untuk melakukan rencana jahat mereka.

Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Melalui penyedia e-mail gratis

Cara ini merupakan cara paling mudah untuk mendapatkan e-mail. Kamu tinggal mengunjungi web penyedia tersebut, mengisi datapribadi lalu kamu pun akan memiliki e-mail secara instan. Contoh penyedia layanan ini adalah Yahoo (mail.yahoo.com), Plasa (www.plasa.com), Telkom (www.telkom.net).

2. Undangan dari teman

Cara kedua ini adalah melalui undangan (invite) dari temanmu yang telah memiliki account pada penyedia layanan e-mail tersebut, Kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah seorang yang telah menjadi anggota. Contoh layanan ini adalah layanan e-mail yang disediakan oleh Google (mail. gmail.com).

3. Dari Internet Service Provider (ISP)

ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi Internet. Beberapa contoh ISP di Indonesia, antara lain IndosatNET, WasantaraNet, dan INDO.NET. Koneksi Internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses atau hak pakai selama 24 jam per hari. Kamu harus mendaftarkan diri kepada penyedia layanan tersebut untuk mendapatkan layanan e-mail.

4. Dari perusahaan

E-mail yang diperoleh dari perusahaan adalah e-mail yang diberikan oleh suatu perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan di mana e-mail tersebut terdaftar. Untuk mendapatkan e-mail jenis ini, seseorang harus menjadi karyawan dari perusahaan tersebut.

5. Memesan sendiri

Cara ini bertujuan untuk mendapatkan alamat e-mail khusus yang dapat kamu tentukan sendiri, mulai dari nama domain, identitas kamu, serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan dari e-mail tersebut. Untuk mendapatkannya, kamu harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server kamu, baru kemudian kamu akan dapat menggunakan e-mail tersebut.


B.Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Merniliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-Mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama kita kenal, Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, selain memerlukan kertas dan perangko, proses pengiriman juga memerlukan waktu yang relatif lama, yaitu mulai dari kamu menulis surat, mengirim surat yang telah kamu tulis ke kantor pos yang terdekat dari rumahmu dengan menyertakan alamat yang kamu tuju. Dari kantor pos tersebut akan dikirimkan ke kantor pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tujuan. Selanjutnya, penerima akan membuka kotak pos yang terdapat di depan rumah. Dalam kasus ini, penguim tidak tahu apakah orang yang dituju sudah menerima surat tersebut atau belum, sampai pengirim menerima surat balasan.

Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim, terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya. Hal ini disebabkan kareha tidak jarang e-mail sampah (spam) yang diterima oleh pemilik e-mail atau kadangkala pengirim e-mail yang mengaku sebagai orang lain (meskipun surat konvensional juga memungkinkan terjadinya hal tersebut).

Pengguna e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci (password). Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam penerimaan dan pengiriman pesan. Pesan yang diterima akan disimpan dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan mengirim pesan (e-mail).



C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek Untuk Membuat E-mail

Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi. Alamat e-mail bersifat unik sehingga tidak mungkin dua orang yang berbeda memiliki alamat e-mail yang sama. membuat e-mail, kamu harus terlebih dahulu mendaftarkan diri ke penyedia layanan e-mail.Seperti yang telah disebutkan sebelumnya,terdapat banyak penyedia layanan e-mail,antara lain sebagai berikut.

•Yahoo!,layanan dari Yahoo! yang beralamat di mail.yahoo.com
•Gmail,layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com
•Hotmail,layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
•Plasa,layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com

Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyedia layanan e-mail gratis. Penyedia layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu. Registrasi ini akan mengumpulkan data-data pengguna, antara lain nama yang digunakan pada saat login (User ID), password, data diri pengguna (user), pekerjaan, kegemaran, pendapatan, siklus pemakaian Internet, serta informasi lain yang dibutuhkan. Setelah mengisi form pendaftaran, maka user akan mendapatkan nama login dan password.

Nama login atau alamat e-mail pada umumnya terdiri atas dua bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama komputer di mana mailbox tersebut berada. Mailserver merupakan komputer tempat meletakkan mailbox, sedangkan setiap pengguna e-mail dapat kita sebut sebagai client. Format penulisan alamat e-mail dapat dituliskan sebagai berikut.

namamailbox@namamailserver

Contoh

putri@yahoo.com
dinda@hotmail.com
adit@plasa.com

Keterangan
. @ menyatakan at atau di
. "putri" atau "dinda" atau "adit" menyatakan nama user
. "yahoo.com" atau "hotmail.com" atau "plasa.com" menyatakan nama server tempat mailbox disimpan

Beberapa pengguna e-mail dapat membentuk kelompok yang diwakili oleh sebuah alamat e-mail. Setiap e-mail yang ditujukan ke alamat e-mail kelompok, secara otomatis akan diteruskan ke alamat e-mail seluruh anggota kelompok. Kelompok semacam ini di sebut dengan milis (mailing list). Tujuan dibuatnya sebuah milis adalah atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi atau pertukaran informasi di antara para anggotanya. Salah satu server milis yang cukup banyak digunakan saat ini adalah Yahoogroups (http:/ /mail.yahoogroups.com/).

1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail

Dalam pembahasan ini, kita akan melakukan pendaftaran ke Yahoo untuk mendapatkan layanan yang disediakan oleh mail.yahoo.com. Yahoo!Mail merupakan salah satu web paling populer di masyarakat. Layanan e-mail, baik secara gratis maupun komersial disediakan oleh Yahoo! Mail. Situs ini menyediakan kapasitas layanan e-mail gratis sampai 1 GigaByte (GB).

2. Menggunakan Yahoo!Mail

Setelah kamu memperoleh e-mail, kamu dapat menggunakannya untuk mengirim surat atau kartu ke teman-temanmu. Untuk menggunakan email tersebut,ikuti langkah berikut :

1. Klik tombol start, lalu pilih browser, misalnya Internet Explorer.

2. Buka situs Yahoo! Mail di http://mail.yahoo.com, dtngan cara mengetikkan alamat tersebut di kotak
address. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sign In .

3. Jika kamu ingin mengetahui apakah terdapat pesan atau tidak, kamu cukup melihat dan mengklik tulisan
Inbox. Jika terlihat angka satu (1) maka pesan yang kamu terima sebanyak satu buah surat. Dalam tampilan login, selain terdapat kotak surat (Inbox) j uga terdapat draft, surat yang telah dikirim (Sent), surat yang terkena spam (Bulk), dan surat yang telah dihapus (Trash).

4.Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca , sehingga halaman e-mail yang akan kamu baca akan terbuka

D. Melakukan Attachment File dalam E-mail

1. M.engirim E-mail

Salah satu fasilitas lain yang disediakan oleh Yahoo! Mail adalah fasilitas untuk mengirim e-mail. Cara yang digunakan untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut.

1. Langkah 1 sampai langkah 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

2. Klik ikon Compose.

3. Selanjutnya, akan muncul halaman Compose.

4. Pada kotak To, ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan dengan perihal atau judul dari e-mail yaxig akan kamu kirimkan. Tulis judul e-mail dengan pendek dan jelas.

5. Pada kotak Cc (Carbon copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail. Alamat e-mail ini akan ditampilkan pada e-mail penerima sehingga penerima tahu siapa saja yang menerima e-mail.

6. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamat tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail, tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail'ini. Kolom ini dapat dikosongkan apabila kamu tidak menginginkan orang lain menerimanya. Untuk memunculkan kotak Cc dan Bcc, pada bagian Options - General Preferences - pilih Always show as fields.

7. Selanjutnya, ketik isi e-mail yang ingin kamu kirimkan pada kotak editor.

8. Klik tombol Send untuk mengirimkan e-mail.

9. Selanjutnya, akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu

10.Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat(inbox).

2. Mengirim Attachment File dalam E-mail

Ketika melakukan pengiriman e-mail, selain bentuk teks kamu juga dapat mengirimkan atau menyertakan lampiran lain berupa file atau dokumen melalui e-mail dengan menggunakan fasilitas attachment. Jika kamu ingin mengirimkan sekaligus di dalam pesan e-mail yang akan kamu kirimkan, kamu dapat melakukannya menggunakan langkah-langkah berikut.

1. Setelah kamu menuliskan pesan di kotak teks editor, langkah selanjutnya klik tombol Attach Files.

2. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Attach Files. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse. Nama file yang kamu pilih akan rrmncul pada File 1 dan File 2.

3. Klik Attach Files.

4. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak proses pengambilan file (Attach Files).

5. Jika proses pengambilan berhasil maka akan muncul tampilan. Setelah itu, klik
tombol Continue to Message. Selanjutnya, tampilan akan kembali ke halaman e-mail. Pastikan terlebih dahulu nama file yang akan kamu lampirkan muncul di atas tombol Attach Files

6. Klik tombol Send untuk mengirim e-mail beserta lampiran. Tunggu sampai layar menunjukkan bahwa e-mail-mu telah terkirim.



E. Melakukan Reply dan Forward

Jika kamu mendapatkan sebuah e-mail dari temanmu dan setelah kamu membacanya, mungkin kamu ingin membalas e-mail tersebut atau kamu ingin mengirimkannya ke teman kamu yang lain. Kegiatan tersebut disebut dengan istilah Reply dan Forward. Reply dan Forward merupakan dua istilah yang cukup populer dalam mengatur e-mail. Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat e-mail si pengirim.
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim.


F. Mengelola E-mail

E-mail yang kamu miliki dapat kamu kelola sendiri. Pengelolaan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail,mengosongkan folder,atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan kategori yang kamu inginkan.E-mail yang sudah memenuhi inbox dan melewati batas memori yang ditetapkan akan menyulitkan kamu ketika akan menghapus e-mail tersebut.